Checklista för hantering av visselblåsningsrapporter

I tidigare inlägg har vi gått igenom hur man utreder visselblåsrapporter på rätt sätt och många andra närliggande ämnen. I detta inlägg ger vi er därför en checklista för hantering av visselblåsningsrapporter. för att ni enkelt och smidigt ska kunna se till att ni uppfyller alla krav genom att dra ett streck över det.

Checklistan kommer att finnas längst ned i inlägget. Innan dess kommer vi att titta närmare på varför de olika punkterna finns med på checklistan och varför ni bör uppfylla varje punkt för att se till att vara compliant med gällande lagstiftning och de best-practices som finns. 

Skydd av personlig information

Att skydda personlig information är en viktig komponent vid hantering av inkomna rapporter, särskilt om visselblåsaren har önskat att vara anonym men även för att följa gällande GDPR-lagar. Även om ni hanterar majoriteten av rapporterna internt kan det finnas situationer där en extern part behöver blandas in. Det är då särskilt viktigt att skydda den personliga informationen för alla inblandade parter. 

Läs även: Anonym rapportering inom visselblåsning

Notifikationer & uppdateringar

När ett nytt ärende kommer in är det bra om den relevanta personalen som hanterar ärenden direkt blir notifierad. Detta då de direkt kan påbörja hanteringen eller utföra eventuella åtgärder som krävs samt då de snarast bör låta visselblåsaren veta att rapporten har tagits emot och att den kommer att hanteras. 

Om information för hur ärendets gång kan se ut saknas på intranätet eller i er visselblåsarpolicy bör visselblåsaren även informeras om detta nu, exempelvis hur lång hanteringstid ett ärende kan ha och när de kan förvänta sig en återkoppling. 

Särskilt utbildad personal med rutiner och riktlinjer

Vid intern ärendehantering är det viktigt att personalen som hanterar ärenden är särskilt utbildade och har tillräckliga riktlinjer och rutiner att följa då det finns en hel del att tänka på vid hantering av ärenden. En bra visselblåsarpolicy kan agera riktlinjer även för ärendehanterare.

För mindre organisationer kan det vara problematiskt att ha intern ärendehantering på plats, dels på grund av svårigheten att hitta tillräckligt oberoende mottagare, dels på grund av arbetsbelastning om väldigt många ärenden kommer in och dels om väldigt få ärenden kommer in, då det kan vara svårt att hålla utredningskompetensen färsk. I dessa fall kan det vara smidigare att använda extern ärendehantering. Visslan erbjuder extern ärendehantering av specialiserade jurister som är kostnadseffektiv och professionell för att göra det smidigare för er. 

Spara tid och energi med en bra visselblåsarpolicy

Genom att ha en bra och informativ visselblåsarpolicy kan ni se till att spara en hel del tid och energi i framtiden. Detta då anställda själva kan se majoriteten av informationen kring visselblåsning innan de själva visselblåser. Det ser till att personalen som hanterar ärenden kring visselblåsning inte behöver besvara samma frågor varje gång någon rapporterar. 

Om ni är osäkra på vad ni bör skriva med i er visselblåsarpolicy eller om ni inte vet hur ni ska formulera er kan Visslans  standardiserade visselblåsarpolicy möjligtvis vara till hjälp. Ni kan då enkelt och smidigt bygga vidare på denna policy med saker som är relevanta eller speciella för just er organisation.

Checklista

Visselblåsarsystem

• Blir den relevanta personalen som hanterar ärenden omedelbart notifierad när ett nytt ärende kommer in?
• Finns det ett visselblåsarsystem på plats för effektiv och compliant hantering av ärenden, med möjligheter att delegera och bjuda in externa parter vid behov på ett tryggt sätt?
• Skapas användarloggar som kan användas för uppföljningar? 
• Lagras eventuell personlig information på ett tryggt och laglydigt sätt?
• Finns det stöd för att radera personlig information i enlighet med GDPR vid behov?
• Är all data krypterad och skyddad mot eventuella attacker?
• Finns det möjlighet för visselblåsaren att se status på sin rapportering?

Åtgärder & uppföljning

• Har organisationen riktlinjer och rutiner på plats för hantering och undersökning av ärendet?
• Meddela visselblåsaren att deras rapport har tagits emot och ge information för ärendets förutsättningar.
• Fortsätt att uppdatera visselblåsaren kontinuerligt under ärendehanteringen.
• Påbörja utredning och samla information för att säkerställa att det är ett visselblåsarärende.
• Delegera informationen till opartisk grupp eller person som utför själva utredningen.
• Se till att spara samtlig dokumentation från utredningen, i upp till 2 år. 
• När ärendet har hanterats, följ upp med visselblåsaren för att se till att de mår bra och inte utsatts för repressalier. 
• Senast 2 år efter att ärendet avslutats ska samtlig data och dokumentation raderas.