Borde visselblåsarkanalen finnas på hemsidan eller intranätet?

Detta är en av de frågor vi oftast blir ställda inför lanseringen av ett visselblåsarprogram. Vissa sätter till och med up två rapporteringskanaler: en på intranätet och en på den publika hemsidan, utav förvirring. Samtidigt som det inte finns något solklart rätt eller fel har vi en gång för alla kommit till en slutsats. Medan detta svar har sina undantag kan vi med säkerhet säga att nästan alla organisationer kan följa denna regel, stora som små, offentliga som privata, EU som icke-EU.

Det bör poängteras att denna artikel är baserad på EU Whistleblower Directive (2019/1937) och inte nationella implementeringar av denna, där skillnader kan förekomma.

Låt oss först utforska orsakerna bakom att detta blivit en så het debatt och sedan de olika alternativen och varför de kan anses rätt eller fel.

Vem måste egentligen kunna rapportera?

Roten till problematiken ligger ursprungligen i frågan om vem som måste kunna rapportera genom den interna rapporteringskanal. Förvirringen kring denna fråga uppkommer från att vem som är skyddad och vem som måste kunna rapportera internt blandas ihop.

Vem är skyddad? Först och främst anställda, men även andra som arbetar eller har arbetat för organisationen förr, såväl som andra relaterade grupper såsom leverantörer är skyddade som visselblåsare under lagen.

Vem måste kunna rapportera internt? Nuvarande anställda, volontärer, praktikanter och så vidare. Ett förenklat sätt att se på det är alla som just nu är “arbetare”, eller utför arbete under organisationens kontroll. Det finns möjlighet att bredda den interna rapporteringskanalen till alla som är skyddade av visselblåsarlagen.

Sammanfattningsvis: När man talar om vem som är skyddad tror många att alla dessa grupper måste kunna rapportera internt. Så är inte fallet. Skyddet som denna nya lag erbjuder är mycket bredare och har som ändamål att skydda mot olika typer av repressalier och således främja avslöjandet av “hemligheter” eller oegentligheter såväl om visselblåsaren är en nuvarande eller före detta anställd.

De som måste kunna rapportera genom den interna visselblåsarfunktionen är således de som idag arbetar för organisationen på något sätt, såvida inte detta frivilligt breddas.

Camp 1: “Rapporteringskanalen måste finnas på den publika hemsidan”

Många anser att rapporteringskanalen måste finnas tillgänglig på den publika hemsidan av olika anledningar. Överlag beror det på vad man menar med “måste”.

Varför Camp 1 har fel

Enligt EU-direktivet om visselblåsning är det relativt tydligt att detta inte är ett krav. Direktivet lyfter till och med intranätet som ett möjligt ställe att ha rapporteringskanalen.

“Breddandet” av den interna rapporteringskanalen kan bestämmas av varje enskilt medlemsland och kan således vara fallet i den nationella implementeringen av direktivet. Såvitt vi vet har dock inget EU-medlemsland gjort detta.

Varför Camp 1 har rätt

De som talar om detta “måste” kan mycket väl mena något utöver regelefterlevnad: de faktiska fördelarna med visselblåsning. Att ha visselblåsarkanalen på den publika hemsidan kan faktiskt många gånger gynna din organisation på många sätt

Om en av era leverantörer misstänker bedrägeri kan de rapportera det direkt till er. Om en före detta anställd fått modet att berätta om ett allvarligt missförhållande först efter att de slutat har de möjlighet att göra det. Om någon ur allmänheten upptäckt ett allvarligt fel kan de ge er chansen att rätta till det före de går till media. För att inte nämna möjligheterna med att använda ert visselblåsarsystem som ett employer branding-verktyg och för att stärka allmänhetens förtroende.

LÄS OCKSÅ: 6 fördelar med visselblåsning

Camp 2: “Det är tillräckligt att ha rapporteringskanalen på intranätet”

Vissa anser att det är tillräckligt att ha rapporteringskanalen på intranätet, men vi hör sällan argument för varför så är fallet. Låt oss gå lite djupare inpå det.

Varför Camp 2 har rätt

När vi tittat på EU-direktivet om visselblåsning har Camp 2 mest troligen rätt när det gäller compliance. Det finns inget direkt krav för att en visselblåsare ska kunna rapportera via den publika hemsidan. Som beskrivet tidigare, vänligen dubbelkolla er nationella lagstiftning om där tagits en annan ståndpunkt.

Varför Camp 2 har fel

När det gäller compliance med visselblåsarlagar inom EU är det tyvärr inte riktigt så enkelt. Den första frågan man som följeslagare av Camp 2 måste fråga sig är om de som måste kunna rapportera faktiskt har åtkomst till intranätet. I vissa organisationer har deltidsanställda, volontärer osv inte detta.

Därutöver, bör externt anställda konsulter anses som “arbetare” och måste de således ha tillgång till den interna rapporteringskanalen? Detta är tyvärr oklart.

LÄS OCKSÅ: Hur du gör din visselblåsarpolicy enkel att förstå

Slutsatsen

Samtidigt som det inte nödvändigtvis är ett juridiskt krav anser Visslan att den interna rapporteringskanalen bör, i de flesta fall, göras tillgänglig på den publika hemsidan. Här är varför:

1. Undvika juridiska gråzoner i exempelvis nationell lagstiftning
2. Mindre förberedelsearbete genom att direkt ge alla åtkomst till den interna rapporteringskanalen (exempelvis om konsulter, deltidsanställda eller volontärer inte har tillgång till intranätet)
3. Göra lösningen långsiktigt hållbar, exempelvis vid regelverksförändringar vid framtida prejudikat
4. Få chansen att få reda på allvarliga missförhållanden eller oegentligheter från exempelvis leverantörer, före detta anställda eller allmänheten, före de går når media eller växer sig okontrollerbara

Slutsatsen baseras främst på det faktum att genom att ha rapporteringskanalen på den publika hemsidan slippar man frågan “Vem måste ha tillgång?” samt att er organisation kan få tillgång till värdefulla rapporter som annars skulle missats, exempelvis från leverantörer. Det är dock tydligt att det inte finns något juridiskt krav på att ha den på den publika hemsidan.

Vår slutsats kanske inte är den rätta för just er organisation. Exempelvis kan välkända D2C-varumärken få vanliga kundklagomål genom kanalen istället för visselblåsningar.

Vi vill höra dina tankar! Vare sig du håller med eller har en annan åsikt blir vi glada att höra från dig.