Borde vår visselblåsarkanal finnas på hemsidan eller intranätet?

Ska er organisation lansera ett webbaserat visselblåsarsystem? Då måste ni ta ställning till var kanalen ska finnas tillgänglig. Det vanligaste är att visselblåsarkanalen publiceras på intranätet, den publika hemsidan, eller både och. Ett allmängiltigt svar på frågan “Var bör vi publicera vår visselblåsarkanal?” saknas. De flesta organisationer, små som stora, svenska som internationella, offentliga som privata, kan dock med fördel publicera sin visselblåsarkanal på den publika hemsidan. I det här inlägget undersöker vi fördelarna och nackdelarna med de olika alternativen och förklarar varför vi drar slutsatsen att publicering på den publika hemsidan är det alternativ som passar de flesta bäst.

Notera att artikeln är baserad på den svenska visselblåsarlagen.

För att förstå varför frågan är omtvistad undersöker vi först vem som egentligen måste ha tillgång till visselblåsarkanalen.

Vem ska ha tillgång till visselblåsarkanalen?

Visselblåsarlagen reglerar vem som ska ha tillgång till en organisations interna visselblåsarkanal. Dessutom reglerar lagen vilka som omfattas av skyddet mot repressalier vid visselblåsning. Alla som tillhör den första gruppen, det vill säga de med tillgång till kanalen, tillhör också den andra, det vill säga de som omfattas av visselblåsarlagens skydd. Alla som omfattas av skyddet behöver emellertid inte nödvändigtvis ha tillgång till den interna kanalen. Det här kan verka förvirrande, så låt oss ta en närmare titt på vilka som ingår i de olika kategorierna.

Vem är skyddad av visselblåsarlagen? 

Visselblåsarlagens skydd mot repressalier gäller bland annat verksamma aktieägare och personer som utför eller har utfört arbete, praktik, volontärarbete, leverantörsuppdrag eller konsultuppdrag åt organisationen. Skyddet omfattar också personer som har tillhört någon av dessa kategorier och under den perioden fått vetskap om en oegentlighet. Sammantaget kan man säga att alla som utför eller har utfört någon form av arbete på uppdrag av organisationen är skyddade av visselblåsarlagen.

Vem måste kunna rapportera internt? 

Bland andra nuvarande anställda, volontärer och praktikanter ska ha möjlighet att rapportera via den interna visselblåsarkanalen. Gruppen kan sammanfattas som alla som utför arbete på uppdrag av organisationen just nu. Det är möjligt att göra kanalen tillgänglig för en bredare grupp.

Ett vanligt missförstånd är att alla som är skyddade av lagen också måste kunna rapportera internt, men så är alltså inte fallet. Den nya lagens skydd omfattar en bredare grupp och har som ändamål att hindra företag att utsätta visselblåsare för olika typer av repressalier. Således främjas avslöjandet av oegentligheter oberoende av om visselblåsaren är en nuvarande eller före detta anställd.

Räcker det att ha visselblåsarkanalen på intranätet?

Att publicera visselblåsarkanalen på intranätet anses tillräckligt av somliga. Det stämmer ibland, men inte alltid. 

Publicering på intranätet räcker inte alltid

Om man vill publicera den interna visselblåsarkanalen på intranätet, men också följa visselblåsarlagen, gäller det att fråga sig om alla som ska kunna rapportera faktiskt har åtkomst till intranätet. Har alla deltidsanställda, volontärer, praktikanter och så vidare tillgång till ert intranät? Om svaret är nej, kan det bli svårt att säkerställa regelefterlevnad med visselblåsarlagen förutsatt att intranätet är det enda ställe där kanalen finns tillgänglig.

Huruvida externa konsulter som är anställda av organisationen kan anses vara “arbetare” är inte definierat i visselblåsarlagen. För att vara på den säkra sidan är det rimligt att även eventuella konsulter ges möjlighet att rapportera internt.

Det kan räcka att publicera visselblåsarkanalen på intranätet

Det står inte uttryckligen i lagen att en visselblåsare ska ha tillgång till visselblåsarkanalen via den publika hemsidan. Är man helt säker på att alla inom organisationen som ska ha tillgång till den interna visselblåsarkanalen också har tillgång till intranätet kan det därför räcka att publicera kanalen där.

LÄS OCKSÅ: 6 fördelar med visselblåsning

Måste visselblåsarkanalen finnas på den publika hemsidan?

Man hör ofta att visselblåsarkanalen måste finnas tillgänglig på den publika hemsidan av olika anledningar. Det stämmer ibland, men inte nödvändigtvis. I grund och botten handlar frågan om vilka som har (och framför allt vilka som inte har) tillgång till intranätet.

Det är inte alltid nödvändigt att publicera visselblåsarkanalen på hemsidan

Som tidigare nämnt kräver inte visselblåsarlagen uttryckligen att man publicerar visselblåsarkanalen på hemsidan. Den svenska visselblåsarlagen är baserad på EU-direktivet om visselblåsning, som faktiskt föreslår intranät som ett möjligt ställe att publicera visselblåsarkanaler på.

Vissa organisationer föredrar att publicera visselblåsarkanalen på intranätet för att undvika att kanalen missbrukas, till exempel som forum för kundklagomål. Det händer också att företag är oroliga för att utsättas för illvilliga visselblåsningar om kanalen publiceras på den offentliga hemsidan. Om man tydligt informerar om syftet med visselblåsarkanalen är vår erfarenhet dock att det är sällsynt att kanalen missbrukas på det sättet.

Det är oftast nödvändigt att publicera visselblåsarkanalen på hemsidan

För att säkerställa att alla som ska ha tillgång till visselblåsarkanalen faktiskt har det, är det ofta nödvändigt att göra kanalen tillgänglig för fler än de som har tillgång till intranätet.

Det finns fördelar utöver säkerställd regelefterlevnad med att bredda tillgången till visselblåsarkanalen. Att ha visselblåsarkanalen på den publika hemsidan kan faktiskt många gånger gynna er organisation på olika sätt. Låt oss till exempel säga att en leverantör misstänker bedrägeri. Om leverantören har tillgång till kanalen kan denna välja att rapportera oegentligheten direkt till er. Intern visselblåsning är att föredra, då det sannolikt minskar skadeverkan som oegentligheten får för er organisation. 

Det samma gäller för tidigare anställda som först efter de slutat samlar mod för att berätta om ett allvarligt missförhållande. Er organisation drar nytta av att personen inte tvingas rapportera offentligt för att den har mist tillgång till visselblåsarkanalen.

Eftersom er publika hemsida är tillgänglig för alla kan till och med någon ur allmänheten som upptäckt ett allvarligt fel välja att berätta det för er innan personen larmar offentligt. Att ha visselblåsarkanalen på den offentliga hemsidan signalerar också att ni är ett företag som tar visselblåsning på allvar, vilket kan stärka allmänhetens förtroende för er.

LÄS OCKSÅ: Varför visselblåsning är så viktigt

Slutsats

Det är inte nödvändigtvis ett juridiskt krav att tillgängliggöra visselblåsarkanalen på den offentliga hemsidan. Visslan anser dock att det i de flesta fall gynnar organisationen att göra det. Det beror på att:

1. Det blir lättare att säkerställa efterlevnad med visselblåsarlagens krav gällande vilka som ska ha tillgång till kanalen
2. Arbetsbördan det innebär att säkerställa att alla deltidsanställda, volontärer och konsulter har tillgång till intranätet minskar
3. Er visselblåsarkanal blir sannolikt mer långsiktigt hållbar, om lagen till exempel skulle komma att omfatta fler grupper eller om ni skulle expandera till länder med en annan lagstiftning.
4. Chansen att allvarliga missförhållanden eller oegentligheter rapporteras internt även av exempelvis leverantörer, före detta anställda och allmänheten ökar. Intern visselblåsning gynnar er organisation!

Slutsatsen baseras främst på det faktum att man genom att ha rapporteringskanalen på den publika hemsidan slipper fråga sig om alla som ska ha tillgång verkligen har det. Dessutom kan man få tillgång till värdefull information som hade rapporterats offentligt annars. Det ska dock poängteras att det inte finns något juridiskt krav som uttryckligen säger att kanalen ska finnas på den publika hemsidan.

Sammantaget finns det flera fördelar med att ha visselblåsarkanalen på den publika hemsidan för de flesta företag. Det behöver inte vara sant för just er organisation. Känner ni er osäkra på var ni ska publicera er kanal? Boka en konsultation och få svar på dina frågor om visselblåsning.