Varför delade visselblåsarsystem inte räcker för företag i en koncern

Ett antal globala och stora nationella företag har redan centraliserade koncernövergripande visselblåsarsystem, även kallat visselblåsarfunktion, på plats och har förlitat sig på att denna globala lösning är tillräcklig efter den 17 december 2021, när de nya EU-direktivet om visselblåsning trädde i kraft. Men Europeiska kommissionen har tydligt avvisat denna tolkning, läs mer nedan.

Varför ett koncernövergripande visselblåsarsystem inte är tillräckligt enligt EU

Idén med ett centraliserat rapporteringssystem för visselblåsning avvisades av Europeiska kommissionen i de tolkningsriktlinjer som de publicerade som svar på ett gemensamt brev från branschorganisationer från flera medlemsstater, där dessa branschorganisationer kritiserade att koncerner med bolag över 250 anställda behöver inrätta helt separata visselblåsarsystem.

Kommissionen förklarade att direktivet klargör att varje privat enhet med fler än 50 anställda är skyldig att implementera ett eget internt rapporteringssystem, oavsett om enheten ingår i en koncern eller inte.

EU-kommissionen förtydligade gällande detta att det är obligatoriskt för alla juridiska enheter med fler än 50 anställda att tillhandahålla ett eget visselblåsarsystem (artikel 8.3 i EU:s visselblåsardirektiv). Detta framgår tydligt av direktivets ordalydelse och gäller lika för självständiga företag och koncernföretag, oavsett om det finns ett koncernövergripande visselblåsarsystem eller inte. 

Detta anses nödvändigt både för systemens effektivitet och på grund av det förväntade annorlunda genomförandet av EU-direktivet på nationell nivå. Följaktligen, enligt EU-kommissionens uppfattning, kan koncernbolag inte kvalificeras som "tredje part" inom området för outsourcing av visselblåsarsystem.

Direktivet förbjuder inte centraliserade koncernövergripande whistleblowing-system, men dessa kan endast existera parallellt med rapporteringssystem på enskild företagsnivå. Kommissionen har motiverat sitt yttrande med att systemet är effektivare om problemet hanteras på företagsnivå där ärendet rapporterades och av de olika lagbestämmelser som kommer att antas på nationell nivå.

Alla medlemsstater måste respektera denna tolkning vid genomförandet av direktivet. Därför, om ni har fler än 50 anställda bör ni börja förbereda er för implementeringen av ett eget visselblåsarsystem, även om ni redan har ett heltäckande visselblåsarsystem på plats inom koncernen.

Läs även: Borde visselblåsarkanalen finnas på hemsidan eller intranätet?

Att dela resurser för visselblåsning inom en koncern är tillåtet, till viss del

Om bolag har upp till 249 anställda får de, i enlighet med direktivet, slå samman resurser för att undersöka en rapport med sitt moderbolag, men följande villkor måste uppfyllas, enligt kommissionens tolkning:

• Visselblåsaren ska kunna rapportera på dotterbolagsnivå, det vill säga dotterbolagets interna visselblåsarkanaler ska vara aktiva och funktionella.
  
  
• Visselblåsaren ska informeras om vem på moderbolagsnivå som kommer att ha tillgång till rapporten för att genomföra utredningen; Visselblåsaren ska alltid ha möjlighet att neka moderbolaget att utreda det rapporterade missförhållandet och begära en utredning av ärendet genom dotterbolagets visselblåsarsystem.

• Ansvaret för att upprätthålla rapportens konfidentialitet, för att ge visselblåsaren feedback och för att vidta korrigerande åtgärder i samband med det rapporterade missförhållandet ligger alltid hos dotterbolaget.

För stora (dotterbolag) företag med fler än 250 anställda gäller dock inte ovanstående förenklingar. Enligt EU-kommissionens uppfattning är det därför obligatoriskt för dessa företag att ha en egen visselblåsarkanal som kan behandla inkommande information oberoende av och utanför eventuella centrala visselblåsarsystem som kan finnas parallellt. 

Företagsgrupper får därför med största säkerhet upprätthålla ett centralt whistleblowing-system parallellt. Detta kan dock inte ersätta ett decentraliserat rapporteringssystem på varje dotterbolagsnivå. Om inte samtliga ovanstående punkter kan uppfyllas kan alltså koncerner, även om bolagen inom koncernen har under 250 anställda, inte dela visselblåsarsystem.

Är ni i startgroparna att implementera ett visselblåsarsystem inom er koncern? Läs vår checklista för en bra visselblåsarlösning.

Att implementera visselblåsarsystem för varje koncernbolag kan vara enkelt

Det behöver inte nödvändigtvis vara krångligt eller särskilt tidskrävande att implementera lösningar för visselblåsning för varje enskilt företag (över 250 anställda) inom koncernen. Varje dotterbolag kan ha en egen visselblåsarlösning enkelt och smidigt, exempelvis med hjälp av Visslan. Vi har gott om erfarenhet av att implementera lösningar för visselblåsning, såväl i Sverige som i multinationella koncerner och kan även erbjuda en visselblåsarpolicy och extern ärendehantering, om så behövs.

Att vara compliant gynnar hela koncernen

Att vara compliant med EU-direktivet om visselblåsning är något som gynnar hela koncernen. Om ett dotterbolag exempelvis får negativ uppmärksamhet i pressen kan detta sprida sig och ha en negativ påverkan på övriga dotterbolag i koncernen. Att vara compliant kan vara ett sätt att undvika det. Samtidigt som det självklart gynnar alla medarbetare och arbetskulturen överlag att erbjuda tillräckliga medel och möjligheter för att rapportera missförhållanden, korruption och andra allvarliga missförhållanden, för att inte nämna risken för vitesföreläggande.