Hur du väljer rätt extern ärendehanteringstjänst

När ni implementerar ert visselblåsarsystem inom organisationen kan det vara bra att veta att vissa komponenter kan hanteras externt. Detta är ett utmärkt alternativ ifall ni saknar personal inom organisationen som innehar den nödvändiga kompetensen för att hantera ärenden från visselblåsare, om ni saknar någon tillräckligt oberoende för detta eller om ni helt enkelt vill erbjuda externt mottagande av visselblåsarärenden. 

Här kikar vi närmare på just extern ärendehantering, hur det går till, vad det innebär för er som organisation och hur du väljer rätt extern ärendehanteringstjänst. 

Fördelar med extern ärendehantering

Att välja att använda sig av extern ärendehantering är något som kommer med en hel del fördelar för hela organisationen. Utöver de mer självklara fördelarna som att det minskar trycket på den interna HR- eller Legal-avdelningen finns även följande fördelar.

Läs även: Borde visselblåsarkanalen finnas på hemsidan eller intranätet?

Professionell ärendehantering

När ni väljer att använda en extern lösning för ärendehantering av visselblåsarrapporter kan ni känna er trygga i att ärenden hanteras på ett professionell sätt. Behörig personal och jurister med relevant erfarenhet hjälper till att hantera ärenden vid behov, enligt den nya visselblåsarlagens riktlinjer. För era anställda kan det vara en viktig signal om att ni tar visselblåsning seriöst. 

Säkerhet & compliance 

Genom att välja en extern ärendehanteringslösning ser ni till att välja en lösning som erbjuder säkerhet och compliance med rådande direktiv och krav. Detta är något som kan bli lidande vid intern ärendehantering, vilket kan få stora konsekvenser. Antingen på grund av bristande kunskap eller kompetens eller helt enkelt på grund av slarv. Oavsett är denna punkt något som är värt att ta på allvar, oavsett hur stor eller liten er organisation är. 

Minskad administration

Extern ärendehantering minskar trycket som den interna personalen behöver hantera. Det är ofta så att relevant personal redan har fullt upp med att administrera annat. Då är det en stor fördel att kunna få ett säkert alternativ, som även resulterar i minskad administration. För större organisationer som får fler ärenden kan det underlätta av den anledningen samtidigt som mindre organisationer, som kanske bara får något enstaka ärende per år, inte behöver sätta sig in i regelvärk och processer de få gånger ett ärende kommer in, vilket ofta innebär att den/de interna mottagarna behöver lära sig detta på nytt.

Vad en bra extern ärendehanteringstjänst innehåller

Det finns ett par olika funktioner som bra externa ärendehanteringstjänster inom visselblåsning har gemensamt. Det första, och mest grundläggande, är att det finns möjligheter att hålla visselblåsaren anonym under hanteringsprocessen. Majoriteten av alla större ärendehanteringstjänster erbjuder denna funktion, men det finns även vissa som saknar denna grundläggande bit. 

Läs även: Anonym rapportering inom visselblåsning

Det är även viktigt att kommunikation gällande ärendet sköts via en krypterad metod. Att använda sig av e-post anser många inte tillräckligt när det gäller känsliga uppgifter såsom visselblåsning. Garantera säkerheten för er organisation och era anställda genom att välja en extern ärendehanteringstjänst som erbjuder dessa funktioner.

Gällande ärendehanteringstjänsten i sig finns även olika upplägg gällande betalning. Ofta är detta ett fast pris per ärende, fast pris per år eller löpande timtaxa. Visslans externa ärendehanteringstjänst, eller externa mottagandefunktion som den också kallas, erbjuder olika typer av upplägg men till större delen ett fast pris per år, oberoende av antalet ärenden.

Vad en extern ärendehanteringstjänst faktiskt innebär är också en viktig del. I de flesta fall menar man den initiala rekommendationen när ett ärende har kommit in, det vill säga om det bör utredas, om behörig myndighet bör kontaktas direkt eller liknande, samt efterlevnaden av visselblåsarlagen i form av uppföljning, dokumentering och så vidare och självklart andra gällande regelverk såsom GDPR.

Läs även: Hur du ser till att din visselblåsarlösning är användarvänlig

Att välja rätt extern ärendehanteringstjänst

Det finns ett antal olika externa ärendehanteringstjänster i utföranden att välja bland. Vissa av dem är allt för enkla och kan sakna vissa grundläggande funktioner. Andra kan vara allt för avancerade och som helt enkelt kostar onödigt mycket pengar.

En extern ärendehanteringstjänst för visselblåsning ska vara enkelt att förstå sig på och smidigt att använda. Hela poängen är ju trots allt att ni inte vill behöva expertutbilda egen personal inom ämnet, annars skulle ni likväl kunna sätta upp intern ärendehantering, vilket i sig ofta inte behöver vara något negativt. 

Visslans externa ärendehantering ger er en bra balans av punkterna ovan. Tjänsten ger dig tillgång till jurister som hjälper dig att hantera inkomna visselblåsarärenden. På så vis hjälper Visslan er att spara värdefull tid som kan läggas på annat, men det är även ett kostnadseffektivt val som gör att ni sparar pengar i längden.