3 sätt att uppmuntra anställda att rapportera missförhållanden

Även om er organisation har implementerat en visselblåsarkanal, finns det alltid mer att göra för att säkerställa att anställda faktiskt rapporterar missförhållanden. För att kanalen ska användas som tilltänkt, gäller det att alla på arbetsplatsen känner sig trygga med att visselblåsa. Om de anställda är rädda för rapportera missförhållanden, tror att kanalen inte fungerar, eller misstänker att rapporter inte kommer tas på allvar, minskar sannolikheten för att er kanal gör nytta.

Här kommer därför tre tips på hur du kan uppmuntra anställda att rapportera missförhållanden. Tipsen kan sammanfattas som: 

1. Etablera rutiner för visselblåsning
2. Utbilda i rapportering och beteende
3. Möjliggör anonymitet

1. Etablera rutiner för visselblåsning

Genom att etablera tydliga rutiner för hur en visselblåsning ska göras förenklar du för de anställda att rapportera missförhållanden. Exakt hur man visselblåser inom en organisation beror exempelvis på vilken bransch företaget är i och hur stort företaget är.

Ett större företag bör exempelvis inte använda sig av en telefonlinje eller e-postadress för visselblåsningar, då det medför mycket administration. Företag med under 50 anställda omfattas inte av den nya visselblåsarlagens krav på visselblåsarlösning, och därmed inte heller av dess krav på konfidentialitet och uppföljning. Därför kan mindre företag använda anonyma formulär eller brevlådor, men det kan vara värt att ha i åtanke att uppföljning med anonyma visselblåsare då är omöjlig. Oavsett antal anställda brukar därför en webbaserad rapporteringskanal med möjlighet till anonym tvåvägskommunikation vara ett bra alternativ. Det viktigaste är dock självklart att säkerställa att eventuella lagkrav efterlevs.

Genom att vara tydlig med hur man går till väga för att rapportera missförhållanden ökar chansen att anställda visselblåser. Man kan också påminna de anställda om att det är bra att rapportera orättvisor eller oegentligheter som de bevittnar eller utsätts för. Det gör den generella attityden till visselblåsning mer positiv.

Det viktigaste är att det finns ett tydligt formulerat och smidigt tillvägagångsätt för rapportering. Både för att olika personer föredrar olika kontaktvägar och för att det finns lagkrav på det, är det också viktigt att möjliggöra rapportering muntligt, skriftligt och i fysisk person.

Läs också: Vad är visselblåsning? Och varför är det viktigt?

2. Utbilda i rapportering och beteende

Många arbetsgivare ger ingen eller bristfällig utbildning i visselblåsning och regelefterlevnad. På vissa arbetsplatser nämner man kanske bara visselblåsning hastigt vid implementering av ett nytt verktyg, eller i förbifarten när man som nyanställd hälsar på HR-avdelningen. Det kan göra att de anställda lätt glömmer bort hur de ska gå tillväga för att rapportera missförhållanden eller vad som räknas som ett missförhållande.

Det är viktigt att utbilda personalen ordentligt. Om alla anställda vet hur de känner igen oegentligheter, hur de går till väga för att rapportera den och vem som hanterar rapporter ökar sannolikheten att eventuella missförhållanden upptäcks. Under utbildningen kan det vara bra att öppna upp för frågor om visselblåsning och låta de anställda diskutera viktiga frågor om regelefterlevnad sinsemellan. En grundlig utbildning gör att de anställda kommer ihåg vad de har lärt sig, och kan omsätta teorin i praktiken vid behov.

Vid utbildningen kan man också med fördel påminna om vilka moraliska och etiska värderingar som råder på arbetsplatsen. Det minskar risken att rapportering om missförhållanden kommer att behövas, då man förebygger att oegentligheter sker. 

Läs också: Att utreda visselblåsarrapporter på bästa sätt

3. Möjliggör anonymitet

Något som kan hindra ett vittne att rapportera missförhållanden på arbetsplatsen är rädsla för att bli socialt utfryst av medarbetare eller att bli utsatt för repressalier. Kanske tror man att man ska uppfattas som en "tjallare", att relationen med chefen ska försämras eller till och med att man ska få sparken. Av den anledningen är det viktigt att erbjuda anonym rapportering på arbetsplatsen. 

Det bästa är att erbjuda valfri anonymitet så att de som vill kan vara helt anonyma. Antalet visselblåsare som vågar kliva fram ökar när möjligheten finns att vara anonym. Det är särskilt viktigt att ha anonym visselblåsning tillgänglig på mindre arbetsplatser där alla känner alla och där det är lättare för medarbetare att identifiera en konfidentiell visselblåsare.

Sammanfattning

Genom att tillgängliggöra olika metoder med möjlighet till anonymitet förenklar man för de anställda att rapportera missförhållanden. Om man dessutom understryker fördelarna med visselblåsning, skapar en positiv inställning till rapportering av oegentligheter och utbildar i regelefterlevnad ökar sannolikheten för att missförhållanden uppdagas.

När man utbildar ny personal bör man gå igenom de rutiner som finns på plats för rapportering av missförhållanden och berätta om de moraliska och etiska värderingar som gäller inom organisationen. Det minskar risken för att rapportering blir nödvändigt och gör det enklare för de anställda att rapportera om det trots allt skulle behövas.