3 sätt att uppmuntra anställda att rapportera missförhållanden

Trots att det i vissa fall redan finns vägar för de anställda att rapportera missförhållanden finns det alltid mer man kan göra för att dessa faktiskt ska användas. Vissa anställda kan vara rädda att använda sig av de metoder som finns för att rapportera, andra kanske inte tror att de fungerar, eller inte tror att ledningen, HR-avdelningen eller den som nu tar emot ärendena bryr sig.

Här kommer därför ett par tips till hur du kan uppmuntra anställda att rapportera missförhållanden. 

Kortfattat är dessa:

1. Etablera klara kontaktvägar
2. Utbilda i rapportering & beteende
3. Möjliggöra anonymitet

Låt oss gå in mer på djupet:

‍

1. Etablera klara kontaktvägar

Genom att etablera klara kontaktvägar för de anställda att rapportera missförhållanden genom gör du det enkelt för dem. Exakt hur kontaktvägarna ser ut beror exempelvis på vilken bransch företaget är i men främst kanske  dess storlek. 

Ett större företag bör exempelvis inte använda sig av en telefonlinje eller e-postadress då detta medför stora mängder administration. Ett företag på mindre skala, exempelvis under 50 anställda och som därmed inte omfattas av EU-direktivet för visselblåsning, har inte samma krav på sig gällande konfidentialitet och uppföljning och således kan anonyma formulär eller brevlåda användas, men då möjliggörs ej uppföljning med den anonyma visselblåsaren. Tänk på att  risken för intressekonflikter i mindre företag ökar. Sammantaget är en webbaserad rapporteringskanal med anonym uppföljning ofta ett bra alternativ, men det viktigaste är att kontaktvägarna är tydliga och följer eventuella lagkrav.

Genom att etablera en positiv attityd kring visselblåsning eller generell rapportering om missförhållanden ökar chansen att anställda faktiskt rapporterar. Genom att även påminna de anställda om att det faktiskt är en bra sak att rapportera orättvisor eller oegentligheter när de bevittnar eller utsätts för sådana kan man ändra attityden till mer positiv. Visselblåsning har nämligen en negativ klang som utgångspunkt.

Det som spelar roll är att det finns tydliga och smidiga kontaktvägar för de anställda att använda sig av. Då olika personer föredrar olika kontaktmetoder är det alltid en bra idé att ha fler kontaktvägar, snarare än färre.

LÄS OCKSÅ: Vad är visselblåsning? Och varför är det viktigt?

‍

2. Utbilda i rapportering & beteende

Det kan tyckas vara en självklarhet men faktum är att många arbetsplatser bristfälligt går igenom rapportering av missförhållanden. Vissa företag nämner det bara hastigt i förbifarten under utbildning, eller lite snabbt när man som nyanställd hälsar på HR-avdelningen i onboardingen. Detta gör att de anställda lätt kan glömma bort vilka kontaktvägar som gäller eller hur man går tillväga för att rapportera något. 

En bra idé är därför att lägga ned tillräckligt med tid på detta under utbildningen på att förklara processen av att rapportera något och att diskutera det. I en större grupp kan det även vara bra att låta folk diskutera sinsemellan eller ställa frågor till relevant person. Genom att gå igenom det ordentligt finns större chans att de anställda både kommer ihåg, och nyttjar detta vid behov.

Vid utbildningen kan man med fördel även gå igenom de moraliska och etiska regler som man vill se på arbetsplatsen. Detta minskar risken att rapportering om missförhållanden ska behövas, då man handskas med saken mer proaktivt. 

LÄS OCKSÅ: Att utreda visselblåsarrapporter på bästa sätt

‍

3. Möjliggör anonymitet

Något som hindrar många från att faktiskt rapportera missförhållanden på sin arbetsplats är rädslan att bli socialt “dömd” av medarbetare eller för att bli utsatt för repressalier. Man kanske tror att man ska uppfattas som en gnällspik, dramatisk eller som en person som överreagerar på allt. I värsta fall kan man även vara rädd för att få en dålig relation med sin chef eller få sparken. Detta är en av anledningarna till att anonym rapportering är otroligt viktigt att erbjuda på arbetsplatsen. 

Det bästa är att erbjuda kontaktvägar där anonymitet blir valfritt så att de som vill kan vara helt anonyma. Antalet människor som vågar höja rösten när möjligheten finns att vara anonym är självklart större än annars. Detta är särskilt viktigt på mindre arbetsplatser där alla känner alla och där det annars lätt kan uppstå negativa reaktioner om någon rapporterar något. 

‍

Sammanfattning

Genom att använda sig av olika kontaktvägar med möjlighet till anonymitet gör man det enklare för de anställda att rapportera missförhållanden. Man kan gärna nämna fördelarna med att rapportera orättvisor när man ser de, och ge rapportering av oegentligheter en positiv betoning inom företaget, något som i slutändan gynnar företaget. 

När man utbildar ny personal bör man även gå igenom procedurer för att rapportera missförhållanden samt gå igenom de moraliska och etiska värderingar som man önskar ha på företaget. Detta ser till att minska risken för att rapportering ska vara nödvändigt, samt att göra det enklare att rapportera något om, eller snarare när, det väl behövs.

‍