Att utreda visselblåsarrapporter på bästa sätt

När din organisation tar emot en visselblåsarrapport är det viktigt att den hanteras korrekt. Ni bör ha ett fungerande system som ni kontinuerligt använder er av vid dessa tillfällen för att säkerställa att alla rapporter hanteras på samma sätt och på rätt sätt både etiskt men även med de rådande lagkrav i åtanke.

För er som inte har ett fastslaget sätt att hantera visselblåsarrapporter kan ni utgå från fem steg. Stegen består av följande:

1. Samla all information du behöver kring rapporten.
2. Delegera utredningen till en opartisk person eller grupp.
3. Ge visselblåsaren information kring ärendets förutsättningar.
4. Uppdatera visselblåsaren kontinuerligt kring ärendet.
5. Följ upp ärendet efter avslut och håll kontakt med visselblåsaren.

Låter det krångligt? Med rätt rutiner och kompetens kan det faktiskt vara enklare än vad det låter. Vi bryter ned det i mindre delar för att förklara stegen ytterligare.

‍

Steg 1: Samla information

Vid mottagandet av ett visselblåsarärende är det viktigt att fastställa vad ärendet handlar om. Genom att samla information från visselblåsaren, samt ta del av eller efterfråga tilläggsuppgifter vid behov, är det enklare att fastställa om det faktiskt handlar om ett visselblåsarärende eller om det exempelvis är ett övrigt personalärende som bör tas genom andra vägar inom organisationen.

Du samlar information genom att föra en dialog med visselblåsaren kring situationen, samt genom att samla information från avdelningen som ärendet handlar om. När du har tillräckligt med information för att kunna fastställa att det rör sig om ett visselblåsarärende kan du gå vidare till steg 2.

‍

Steg 2: Vem sköter utredningen?

När en visselblåsare lägger fram en händelse, eller ett ärende bör det alltid utredas av en oberoende person eller grupp. I många fall kan ärendet hanteras av en grupp från HR- eller den juridiska avdelningen inom organisationen. Den huvudsakliga faktorn i dessa fall är att personerna som är inblandade i utredningen inte ska ha någon inblandning i ärendet. En jävig person kan förhindra utredningen och till och med hota lägga ned den, vilket dessutom kan strida mot lag.

Se till att delegera utredningen till en trovärdig person eller grupp som i sin tur inte har någon koppling till vare sig avdelning eller personer som ärendet handlar om. På så sätt säkerställer du att utredningen förblir neutral och rättvis.

‍

Steg 3: Informera visselblåsaren

För visselblåsaren är det viktigt att veta hur ärendet hanteras, hur lång tid det kommer att ta och om det finns något i processen som han eller hon bör veta. Försök att vara tydliga med visselblåsaren om vad det är som händer i utredningen och försäkra personen om att utredningen är pågående. Detta är även viktigt signalvärde att ni tar ärendet på allvar.

Enligt visselblåsarlagen behöver ni som organisation återkoppla till visselblåsaren med utredningens status och eventuella åtgärder inom tre månader, så väl som bekräfta att ni fått in ärendet redan inom 7 dagar. Det är således även viktigt att se till att inte alla mottagare av ärenden är på semester samtidigt. Försök att förse visselblåsaren med all information han eller hon behöver och var tydlig med att sekretess gäller samt att ärendet kan ta längre tid beroende på dess omfattning. 

‍

Steg 4: Uppdatera visselblåsaren

Precis som vi pratade om i steg 3 är det viktigt att visselblåsaren blir uppdaterad om hur ärendet fortskrider. Visselblåsaren har rätt att veta hur långt processen kommit och vilka åtgärder som tagits. Försök att hålla visselblåsaren uppdaterad i bästa mån utan att bryta mot sekretess eller GDPR. Finns risk för att visselblåsarens identitet röjs bör återkoppling således undvikas.

Att tänka på är även att dokumentationen från utredningen behöver sparas för framtida syften. Hela utredningen bör finnas skriftligt dokumenterad och tillgänglig för personen eller gruppen som utreder ärendet att titta tillbaka på i efterhand. Dock ska detta sedan raderas senast 2 år efter ärendet avslutats.

‍

Steg 5: Att följa upp ett ärende

Alla organisationer bör ha som mål att skapa en kultur där det känns tryggt för anställda att ta upp problem och konflikter. Det är därför viktigt att ni även efter utredningen är avklarad följer upp med visselblåsaren. Ta reda på hur personen mår, om allt känns okej samt hur den upplevde hela situationen. Det är dessutom viktigt att se till att visselblåsaren inte blivit utsatt för hot eller dylikt efter sin anmälan – då behöver vidare åtgärder tas för att se till att det inte händer igen.

Många visselblåsare föredrar att vara anonyma. Under dessa omständigheter kan det vara lämpligt att skicka ut anonyma enkäter till alla anställda för att få reda på hur de ställer sig till att just rapportera problem eller flagga för brott genom er visselblåsarkanal. Känner inte särskilt många till kanalen kan det vara bra att informera mer effektivt om den.

‍

Sammanfattningsvis

Där har ni det: 5 steg för hur ni som organisation hanterar ett visselblåsarärende. Om ni fortfarande tycker att det är krångligt, eller behöver mer hjälp för hur man går till väga kan ni kontakta oss för mer information om hur ni på ett säkert sätt han hantera era visselblåsarrapporter.

‍