Extern eller intern ärendehantering i visslarsystem

Vid implementering av ett visselblåsarsystem kan er organisation behöva ta ställning till om inskickade rapporter ska hanteras internt eller externt. I den här artikeln försöker vi reda ut vilket typ av mottagande som passar bäst.

Extern och intern ärendehantering ska inte förväxlas med extern och intern visselblåsning, som snarare handlar om vilken kanal visselblåsaren använder sig av än vem som hanterar inskickade rapporter. Du kan läsa mer om intern respektive extern visselblåsning här. 

Vad innebär intern ärendehantering i ett visslarsystem?

Intern hantering av visselblåsningar innebär att en eller föredragsvis två anställda inom er organisation är ärendehanterare i visslarsystemet. Personerna som väljs ut som ärendehanterare kan egentligen ha vilken yrkesroll som helst, men vanligast är att uppdraget faller på anställda på legal- eller HR-avdelningen. Om er organisation saknar legal- och HR-avdelning kan exempelvis ett skyddsombud ta uppdraget. 

I lagen regleras det att en ärendehanterare ska vara “oberoende och självständig”. Exakt vem som är oberoende och självständig inom en organisation kan vara svårt att avgöra. Visslans generella rekommendation brukar vara att undvika att välja någon som sitter i styrelsen eller ledningsgruppen, eller någon som är ägare i bolaget.

Vad innebär extern ärendehantering i ett visslarsystem?

Extern hantering av visselblåsningar innebär att ärendehanterarna i ert visslarsystem inte är anställda inom organisationen. Ärendehanteraringen sköts istället av exempelvis en revisor, konsult eller jurist. Exakt hur upplägget är utformat kan skilja sig åt beroende på vem som är mottagare och vilket visslarsystem er organisation använder. I Visslans visslarsystem innebär externt mottagande att jurister från någon av våra partnerbyråer administrerar, dokumenterar och analyserar inrapporterade visselblåsningar. 

Den externa mottagaren avgör också om den inkomna rapporten faktiskt räknas som en visselblåsning, eller om rapporten gäller någonting annat. Oavsett vad rapporten gäller kontaktar de externa mottagarna de utvalda kontaktpersonerna i er organisation och berättar att ett ärende har kommit in. Juristerna kommer även att ge er en initial rekommendation gällande hur ni kan arbeta vidare med rapporten. 

Om rapporten är en visselblåsning kommer de externa mottagarna att sköta nödvändig kommunikation, följa upp med visselblåsaren inom de lagstadgade tidsramar som finns och dokumentera och administrera ärendet på det vis som visselblåsarlagen kräver.

Visslarsystem och ärendehantering i små respektive stora organisationer

Storleken på er organisation kan avgöra vilken typ av mottagande som passar bäst. I små organisationer kan det ibland vara svårt att utnämna två ärendehanterare som är tillräckligt självständiga och oberoende, men också har den kompetens som uppdraget kräver.  I större organisationer är det generellt sett lättare att hitta potentiella ärendehanterare som varken sitter i ledningsgruppen eller är delägare. 

Fördelar med extern mottagarfunktion

Fördelar med en extern mottagarfunktion, särskilt för mindre organisationer, är bland annat att man säkerställer:

• att mottagaren är självständig och oberoende.
• efterlevnad med visselblåsarlagens krav på hur ett ärende ska hanteras
• att arbetsbördan för legal- eller HR-avdelning inte ökar

Att anlita en extern ärendehanterare kan också vara ett sätt att öka tilliten för ert visslarsystem, särskilt om ni är en mindre organisation. Det är mer sannolikt att en potentiell visselblåsare lämnar in sin rapport om visselblåsaren känner sig säker på att rapporten kommer att hanteras korrekt och seriöst. Att anlita en extern ärendehanterare signalerar att organisationen tar visselblåsningar på allvar. I det här blogginlägget finns fler tips på hur ni ökar tilliten för er visselblåsartjänst.

Tycker ni att det verkar som att extern ärendehantering är rätt alternativ för er organisation? På vår blogg finns information om hur du väljer rätt extern ärendehanteringstjänst.

Potentiella risker med en extern mottagarfunktion

En välfungerande extern mottagarfunktion som sköts av kunniga jurister kan hjälpa er organisation att följa visselblåsarlagen. Innan man väljer att outsourca ärendehanteringen bör man dock säkerställa att upplägget gynnar organisationen. En extern mottagarfunktion som kostar alldeles för mycket i förhållande till antalet ärenden man förväntas få per år blir kanske inte prisvärd.

Om man funderar på att välja en extern mottagarfunktion där mottagarna tar betalt per ärende istället, bör man reflektera över hur prismodellen kan komma att påverka inställningen till visselblåsning inom organisationen. Kommer visselblåsning att uppmuntras om varje rapport innebär en extra kostnad för företaget?

Det är också viktigt att undersöka om erbjudandet bygger på att organisationen gör eventuella utredningar med den externa mottagaren, eller om man är fri att välja utredare.

Vilket sorts mottagande passar vår organisation bäst?

Det är alltid upp till er organisation att bestämma om ni vill att ärenden ska hanteras internt eller externt. Sammantaget kan man konstatera att det finns många fördelar med externt mottagande för mindre organisationer, medan det för större organisationer kan falla sig mer naturligt att hantera ärenden internt.

För små organisationer kan extern ärendehantering vara det mer kostnadseffektiva sättet att hantera ärenden på. Det kan också gälla för stora organisationer, men då påverkas prisbilden i större grad också av faktorer som vilken ärendehanterartjänst man väljer och antalet anställda totalt. 

Vill ni ha hjälp med att avgöra vilket alternativ som passar er bäst? Boka en konsultation med våra visselblåsarexperter.