Vad är ett visselblåsarsystem och hur kan det gynna er organisation?

När det gäller whistleblowing, eller visselblåsning som det heter på Svenska, är det en bra idé att använda sig av ett visselblåsarsystem. Detta är helt enkelt ett system som tillåter anställda att rapportera felaktigheter internt. 

I detta inlägg går vi igenom vilka olika typer av visselblåsarsystem som finns att tillgå för att ni ska få en ökad medvetenhet över vilka metoder som finns tillgängliga. Detta gör i sin tur det enklare att besluta vilka metoder som den egna organisationen kan eller bör erbjuda. 

Olika typer av visselblåsarsystem

E-postadress för rapportering

Mångas första tanke till visselblåsarkanal är en e-postadress. En sådan kan mycket väl fungera och passa vissa organisationer, exempelvis vissa myndigheter, bättre, men för de flesta finns många frågor att ta ställning till som kräver mycket förarbete och research, exempelvis när det gäller att garantera korrekt hantering av personlig information via e-post. 

Utöver detta är det svårt att rapportera anonymt via e-post, då visselblåsaren behöver skapa en unik e-postadress för just detta ändamål och sedan regelbundet logga in på den, samtidigt som det ändå inte blir helt anonymt för den mer tekniskt kunniga. E-postmeddelanden kan heller inte krypteras på en tillräckligt hög nivå, vilket resulterar i säkerhetsrisker som kan ha stora konsekvenser.

Ett av de vanligaste problemen med email-lösningar i och med den nya visselblåsarlagen är dock att visselblåsaren ska garanteras strikt konfidentialitet. I nästan alla organisationer kan nämligen IT-avdelningen se alla in- och utgående mail, vem som skickat dem och så vidare. Det är alltså viktigt att säkerställa att detta inte är fallet för visselblåsnings-mailen.

Tänk även på att ni måste skicka en bekräftelse på att ärendet mottagits till visselblåsaren inom 7 dagar och att inkorgen således är bemannad även under semestertider. Det kan även vara en bra idé att välja bort notiser så att icke-auktioriserade personer inte ska råka se visselblåsnings-mailen, men kom fortfarande ihåg att hålla koll så ni hinner åtekroppla inom rätt tidsramar

Läs även: Visselblåsardirektivets 6 minimikrav för arbetsgivare

Digitalt/webbaserat visselblåsarsystem

Det allra vanligaste visselblåsarsystemet för att visselblåsa i den digitala tidsåldern är att använda ett digitalt system för viselblåsning. Detta visselblåsarsystem är således enkelt att koppla till ett befintligt efterlevnadshanteringssystem. Den är också tillgänglig när som helst och från vilken plats som helst och erbjuder visselblåsare en central kontaktpunkt. 

Vid rapportering fyller visselblåsare i ett fallrapportformulär som kräver relevant ärendeinformation. Personen som rapporterar har möjlighet att lämna sin personliga information eller rapportera anonymt. Visslan erbjuder ett högkvalitatitvt visselblåsarsystem som innehåller allt som behövs, med minimal administration och smidig implementering.

I visselblåsarsystemet kan även ärendehanteraren fortsätta kommunicera med visselblåsaren utan att visseblåsaren behöver avslöja sin identitet. Man får även påminnelser om de juridiska lagkraven och notiser om något sker i systemet, som exempelvis ett nytt chattmeddelande.

Läs om några bolag, bland andra Hemtex och flygbolaget BRA, om varför de valt ett webbaserat visselblåsarsystem.

Telefonbaserad rapportering

Telefonbaserad rapportering är än idag relativt vanligt och det finns många positiva aspekter med det. Likt digital rapportering kan telefonbaserad rapportering finnas tillgänglig dygnet runt, från vart som helst. Problemet är dock säkerheten – telefonsamtal kan nämligen inte krypteras på en tillräckligt hög nivå för att garantera en hög säkerhet. Dokumentation kan även bli lidande om visselblåsare upplever ibland att de inte talar samma språk som den som svarar i telefon eller att de behöver stå i telefonkö för att komma fram.

Det finns heller inga integrerade funktioner som automatiska uppföljningar och uppdateringar eller digitalt HR verktyg. Detta, i kombination med att samtliga rapporter som inkommer på detta vis behöver noteras manuellt, gör att det inte är kostnadseffektivt och att det tar upp en hel del tid.

Man kan dock möjliggöra muntlig rapportering även via många visselblåsarsystem, och vissa företag väljer att erbjuda telefonbaserad rapportering vid sidan av sitt webbaserade visselblåsarsystem.

Fysisk brevlåda för rapportering

Tidigare har detta varit tillräckligt för många företag. De flesta som har jobbat på ett kontor under 1900- och 2000-talet har förmodligen stött på att det sitter en brevlåda med hänglås på utanför HR-avdelningen. Innan det fanns alternativa metoder var detta en vanlig rapporteringsmetod. 

Visselblåsaren kan välja att vara anonym, och kan enkelt och smidigt lämna in rapporten när de själv känner att det är bekvämt. Det som är negativt är bland annat att rapporten endast kan lämnas in på en plats, att uppdatering eller uppföljning i stort sett blir omöjligt för anonyma rapporteringar, samt att den kanske inte används i slutändan

Läs även: 5 fördelar med visselblåsning på arbetsplatsen

Öppen-dörr rapportering

Precis som namnet antyder innebär denna metod att du kliver in till en person i en ledande roll och rapporterar problem muntligt, ansikte mot ansikte. Trots att visselblåsaren i dessa fall får omedelbar feedback och en möjlighet att diskutera problemet med en överordnad finns det brister även med det. 

Exempelvis kan återkoppling och uppdateringar vara svårt att lösa, och informationen är inte skyddad eller krypterad på något vis. Det är även omöjligt att rapportera anonymt genom denna metod, om man inte vidtar extrema åtgärder. Även om det enligt den nya visselblåsarlagen ska finnas möjlighet att boka ett fysiskt möte bör detta inte vara den enda rapporteringsväg ett företag erbjuder. 

Hur ett bra visselblåsarsystem fungerar

Ett optimalt visselblåsarsystem bör ge visselblåsaren möjlighet att rapportera anonymt och det bör även finnas möjlighet för kommunikation mellan ärendehanteraren och visselblåsaren, med möjlighet för anonymitet under hela processen. För en fullständig lista rekommenderar vi vår checklista för en bra visselblåsarlösning som diskuterar visselblåsarsystem och andra delar av funktionen.

Det är även bra om externa parter enkelt kan läggas till i ärendet utan att det påverkar integritet eller identiteten hos visselblåsaren, samtidigt som ärendehanteraren får hjälp att följa visselblåsarlagens deadlines och riktlinjer.