6 tips för att optimera ert visselblåsarprogram

Många tänker att “whistleblowers” inte finns i Sverige, eller att “visselblåsare” endast existerar inom enorma koncerner. Faktum är dock att majoriteten av alla visselblåsarfall aldrig tas upp i media då de blir lösta internt. 

I takt med att allt fler företag och organisationer implementerar visselblåsarprogram vill vi dela med oss av 6 tips för att optimera ert visselblåsarprogram, vare sig ni redan har ett sådant eller inte.

1. Planera långsiktigt

Istället för att ständigt släcka bränder är det bättre att planera långsiktigt. Dett är något som är sant för väldigt många saker, inte minst när det gäller visselblåsning. Lägg tillräckligt med tid på att säkerställa att hela flödet från rapport till utredning och slutsats fungerar som förväntat. 

Det är även en bra idé att säkerställa att funktionalitet som inte behövs i dagsläget, men som kan behövas i framtiden, kan implementeras utan större svårigheter eller väsentligt ökade kostnader, exempelvis för koncerner vars bolag inom några år lär korsa 250 anställda. 

Detsamma gäller om ni som organisation idag endast är verksamma i ett land, men i framtiden planerar att expandera till flera länder. Trots att EU-direktivet för visselblåsning fastställer en grundnivå, har vissa länder i Europa kan välja att anta aningen annorlunda regler. Av denna anledning är det en bra idé att se till att det är möjligt att expandera och ändra relevanta funktioner för att passa behoven i olika länder.

Läs även: Varför är visselblåsning så viktigt?

2. Var öppen för feedback

När ni implementerar ett visselblåsarprogram är det viktigt att vara öppen för feedback. Det är lätt hänt att man tror att man inför lansering täckt alla möjliga scenarier, men det kan se väldigt annorlunda ut i praktiken. 

Vi rekommenderar därför att ni är öppna för feedback och använder tankar från era egna anställda för att göra visselblåsning så bra som möjligt inom organisationen. Exempelvis:

• Tycker de att återkopplingen är bristfällig? Implementera fler regelbundna återkopplingstider än lagkravet. 
• Säger anställda att det är “för krångligt” att rapportera något? Se över processen för att se om något kan göras annorlunda. Överväg att byta struktur eller rapporteringsverktyg 

Dessa är vanliga typer av feedback att stöta på efter implementering av visselblåsning inom organisationen. Med hjälp av feedback blir det mycket enklare att upptäcka eventuella brister och täcka upp möjliga luckor i visselblåsarpolicyn samt vid rapportering, återkoppling och utredning.

3. Lär alla anställda att upptäcka problem

Utbilda din personal om de röda flaggor som kan hjälpa till att upptäcka bedrägerier. Förändringar i livsstil, tecken på missbruk av droger, hasardspel, “presenter” från leverantörer eller en vägran att ta semester är alla subtila indikatorer på att något kan vara fel. Teammedlemmar bör utbildas i situationer som kan förebåda katastrof, och ju tidigare ett bedrägeri upptäcks, desto mindre skada för företaget – både ekonomiskt och ryktesmässigt.

Genom att alla medarbetare är tränade i att upptäcka problem är chanserna större att stoppa eventuella problem innan de eskalerar. Det betyder inte att organisationen kommer att vara skyddad från all korruption, men det minskar risken att det sker. 

4. Se till att det finns gott om klara skydd för vedergällning

Det finns ingen mening med att ha ett visselblåsarprogram om vedergällning tolereras på något sätt. Det handlar bland annat om social exkludering, degraderingar eller trakasserier. Det är avgörande att organisationen implementerar en nolltoleranspolicy för vedergällning och aktivt verkar för att upprätthålla den.

Om en anställd behöver oroa sig över vedergällning eller hämndaktioner minskar risken att de vågar rapportera något som de ser en chef eller annan person inom en ledande roll göra. Det är därför viktigt att implementera starka skydd mot hämnd och vedergällning, och att göra detta känt för de anställda. Anonymitet kan vara extra betryggande för anställda som inte känner sig helt bekväma med att rapportera.

Läs även: Checklista för en bra visselblåsarlösning

5. Var tydlig med organisationens värderingar och etiska regler

Upprepa dina ideal och etik. Du förmedlar till din personal att du värdesätter integritet, ärlighet och lagarbete genom att implementera ett etik- och efterlevnadsprogram. Enligt forskning är etiska företag mer framgångsrika än andra företag, inte minst gällande lönsamhet. Du kan hitta tips för hur du implementerar etikutbildningar med studien ‘Key features of an effective ethics training program’. 

Det kan vara bra att regelbundet kommunicera organisationens värderingar med de anställda för att påminna dem om vad som gäller och befästa värderingarna. Vanliga metoder är att hålla övningar i grupp, att skicka ut korta utbildningar via mail där de anställda sedan får svara på ett quiz, eller att helt enkelt dela ut broschyrer med information. Vissa organisationer väljer att utveckla värderingarna tillsammans med de anställda. Den exakta metoden är inte det viktigaste, det som spelar roll är att värderingar och etiska regler kommuniceras och upprepas. 

Läs även: Varför intern visselblåsning är överlägset

6. Kommunicera öppet kring visselblåsning

Chansen att en person vågar visselblåsa beror till stor del på inställningen på företaget. Om samtliga chefer exempelvis suckar högljutt och pratar om visselblåsning på ett negativt sätt och att det är ett “onödigt krav” kan det ha negativa följder på de anställdas uppfattning om visselblåsning. 

Även om vissa stressade chefer anser visselblåsardirektivet och krav på implementeringen av visselblåsarprogram är onödig, ofta eftersom “Vi redan har en så öppen kultur”. Det går självklart att förstå att många inte behöver mer på sin agenda, men om attityden att visselblåsning är onödigt plockas upp av de anställda kan det skada ert visselblåsarprogram väsentligt. Så lite som en suckning vid lanseringen kan noteras av de anställda.

Men kanske känner sig till besvär om man faktiskt visselblåser, eller är rädd att man inte ska tas på allvar. Det är därför viktigt att i så stor utsträckning som möjligt prata om visselblåsning på ett positivt sätt och att lyfta fram fördelarna med visselblåsning och vilken påverkan det kan ha för hela organisationen och alla de anställdas hälsa.